چگونگی شروع جلسات

ممکن است سوال های زیادی راجع به داشتن جلسه کاری موفق در ذهنتان به وجود آمده باشد و بخواهید از این طریق ارزیابی کارمندان را به دست بگیرید. همچنین امکان دارد در هنگام شروع جلسات کاری، کارهایی را انجام دهید که آنطور که می خواهید جلسه پیش نرفته و کنترل آن از دستتان خرج شود. این موارد عبارتند از: هنگامی که یکی از کارمندان دیر به جلسه می رسد به خاطر او مبحث مورد نظر را دیر شروع می کنید، اگر قبل از شروع جلسه در مورد موضوع، اطلاعات کافی نداشته باشید و بدون هدف خاصی بحث در مورد یک موضوع را آغاز کنید، باعث می شود کسانی که به اندازه کافی در این مورد اطلاعات دارند، جلسه را در دست بگیرند. در این مقاله مواردی را که به شما در برگزاری جلسات عالی کمک می کنند را آورده ایم.

داشتن هدف مشخص

برخی از سخنرانی های کاری وقت زیادی را می گیرند اما هدف مشخصی ندارند، در این مواقع هیچ کدام از کارمندان نمی دانند که موضوع اصلی جلسه چیست. در ابتدا باید هدف و موضوعاتی که به آنها پرداخته می شود را در دستور کار بیاورید. همیشه بین جلسات ایده پردازی و تصمیم گیری تفاوت قائل شوید.

محدود کردن پیشنهادات کارمندان

برای شروع یک جلسه خوب، می توانید از کارمندان بخواهید که نظرات خود را راجع به موضوع اصلی و همچنین پیشرفت کاری بیان کرده و اظهار نظر کنند. این بدان معناست که از همه کارمندان بخواهید نظر دهند، در غیر این صورت برخی از کارمندان بیش از حد صحبت کرده و برخی دیگر در گفت و گو شرکت نمی کنند. از آنها بخواهید در صورت مخالفت با ایده ای خاص، آنرا عنوان کرده تا بررسی های لازم انجام گیرد.

توضیح دادن قوانین اصلی

قبل از شروع جلسه اداری یا هر نوع دیگر، قوانین اصلی را بر روی تخته نوشته و از همه بخواهید که به آنها عمل کنند. اگر همیشه بخواهید تمام قوانین لازم را بنویسید و فقط در همان جلسه به آنها عمل کنید و در دفعات بعدی فراموش کنند، بی فایده است. قوانین را طوری بازگو کنید که در ذهن کارمندان باقی بمانند.

تعیین هدف هر کدام از موارد دستور کار

معمولا تمام مواردی که در دستور کارها یادداشت می شوند، برای تمام جلسات مشابه بوده اما دارای مراحل و مباحث متفاوتی هستند. قبل از عمل به هر کدام از موارد، هدف آنها را مشخص کرده و برای افراد حاضر در جلسه توضیح دهید.

سعی کردیم در این مقاله تعدادی از مواردی را که به شما در شروع جلسات اداری هدفمند به شما کمک می کنند را توضیح دهیم، توجه داشته باشید که جلسه کاری شما تاثیر مستقیمی در میزان عملکرد کارمندان دارد، بنابراین سعی کنید با داشتن جلسه ای موفق، عملکرد کارمندان را بالا برده و مسیر موفقیت را هموارتر کنید.