چگونگی کنترل مدیریت زمان

مدیریت زمان 

مدیرت زمان عمل یا فرایند طراحی و به کارگیری کنترل آگاهانه بر روی زمانی است که صرف فعالیتهای مشخص می‌شود، به خصوص به منظور افزایش اثر بخشی، کارایی یا باروری در طول تاریخ، زمان و ابعاد مختلف آن، مورد توجه انواع تمدن‌ها بوده و امروزه این توجه بیش از پیش وجود دارد.

گونه‌ای که فناوری‌های نو، محیطی فراهم آورده‌اند که تقریباً در کوتاه مدت می‌توان به اطلاعات بی‌شماری دسترسی پیدا کرده و کارها را بسیار سریع تر و آسان تر از پیش انجام داد. 

با این وجود، تمایل سرعت عمل در انجام کارها روز به روز بیشتر می‌شود. با چنین تمایلی این احساس در افراد به وجود می‌آید که از زمان عقب مانده و نمی‌توانند از آن به طور مؤثر بهره‌مند شوند؛

و سیر تاریخی نشان داده‌است که ضعف در مدیریت زمان، یک مسئله قدیمی است. مسئله‌ای که فناوری آن را به وجود نیاورده و قادر به حل آن نمی‌باشد. 

در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار داریم و فرایندهای اداری، کمتر دستخوش کاغذ و ملزومات غیر لازم قرار می‌گیرد، مدیریت ضعف زمان را نمی‌توان پنهان نمود و اثر بخشی بیشتری مورد نیاز است.

برای استفاده بهتر از زمان و جلوگیری از اتلاف آن،، نکات زیر را مدنظر قرار دهید:

۱٫ کار‌هایتان را اولویت بندی کنید.

فهرستی از کارهای روزانه یا هفتگی خود تهیه کنید. سپس آن‌ها را با توجه به اهمیتی که دارند دسته بندی کنید.

– کارهای اضطراری کارهایی هستند که باید هرچه سریع‌تر انجام شوند وگرنه مشکل ایجاد می‌کنند، مثلاً ممکن است ناچار باشیم همین امروز قبض برق را بپردازیم چون فردا برق خانه را قطع می‌کنند.

 بسیاری افراد آنقدر کارهای مهم را به تعویق می‌اندازند که این کارهای مهم تبدیل به کارهای اضطراری می‌شوند، و همین امر باعث به وجود آمدن استرس می‌شود.

– کارهای مهم کارهایی هستند که برای شما اهمیت دارند، مانند بودن با خانواده، کمک به دوستان، یا ورزش. همین طور کارهایی که باید انجام شوند وگرنه ممکن است مشکلی به وجود بیاید، مثلاً شرکت در یک جلسه کاری.

– کارهای کم اهمیت کارهایی هستند که برای شما مهم نیستند یا در صورت انجام نشدن مشکلی برایتان به وجود نمی‌آورند.

بعد از اینکه این فهرست را تهیه و کارهای خود را رتبه بندی کردید، به نحوه استفاده‌تان از زمان فکر کنید. 

اگر کارهای مهم را به موقع انجام دهید، تبدیل به کارهای اضطراری نخواهند شد. مثلاً اگر به محض دریافت قبض آن را بپردازید، بعد‌ها برای پرداخت آن دچار کمبود وقت و استرس نخواهید شد.

سعی کنید زمان خود را بر فعالیت‌های مهم متمرکز کنید، از خود بپرسید آیا برای کارهایی که مهم یا ضروری نیستند وقت زیادی صرف می‌کنم؟ شاید بعضی کارهایی که انجام می‌دهید اصلاً لزومی نداشته باشند.

۲٫ کار امروز را به فردا نیندازید.

هرچقدر کاری ناخوشایند و استرس زا باشد، احتمال به تعویق انداختن آن بیشتر است. برای رهایی از این عادت می‌توانید از نکات زیر استفاده کنید:

– برنامه ریزی کنید. می‌توانید از یک دفترچه یادداشت استفاده کنید و کارهای روزانه یا هفتگی خود را در آن یاداشت کنید. 

حتی دیدن یک کاغذ می‌تواند کار‌ها را به شما یادآوری کند. حتی می‌توانید ساعت یا موبایل خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که با صدای زنگ کار‌هایتان را به شما یادآوری کنند.

– کارهای بزرگ‌تر را به اجزای کوچک‌تر تقسیم کنید. اگر احساس می‌کنید نمی‌توانید بیش از۳ ساعت بر کاری تمرکز کنید، آن را به بازه‌های ۱ ساعته تقسیم کنید.

اگر مدت زمانی که صرف یک کار ناخوشایند می‌کنید کم باشد، روبرو شدن با آن آسان‌تر خواهد بود.

– برای خود ضرب الاجل‌های کوتاه مدت تعیین کنید. با این کار به داشتن ضرب الاجل و رعایت آن عادت می‌کنید. بدین ترتیب وقتی با ضرب الاجل‌های درازمدت روبروهستید، فشار کمتری را تحمل خواهید کرد.

– کار امروز را به فردا نیندازید. اگر ایده آل گار باشید ممکن است حتی کار را شروع نکنید چون نگران هستید که به خوبی انجام نشود. همین که بیشترین تلاشتان را بکنید کافی است. 

به خودتان زمان کافی بدهید و هرچه در توانتان هست انجام دهید، این کار استرس شما را کم خواهد کرد.

ممکن است گاهی احساس کنید که به برنامه‌هایی که داشته‌اید عمل نکرده‌اید، اشکالی ندارد. 

خودتان را سرزنش نکنید. اعتماد به نفس و تفکر مثبت به شما کمک می‌کنند تا دوباره به مسیر اصلی خود بر گردید.

۳٫ تعهدات خود را مدیریت کنید.

تعهدات بسیار زیاد یا بسیار کم هر دو تولید استرس می‌کنند. هم به تاخیر انداختن و هم عمل به تعهدات تا حدی دشوار است.

به تاخیر انداختن یک تعهد به معنی انصراف از آن نیست. بلکه به این معناست که ببینید چه چیز برایتان مهم است، محدودیت‌های خود را در نظر بگیرید، و چگونگی استفاده از زمانتان را تعیین کنید. 

با رعایت نکات زیر می‌توانید به راحتی تعهدات خود را مدیریت کنید:

– خود را نسبت به چیزهایی که برایتان مهم نیستند متعهد نکنید.

– بپذیرید که زندگی شما در حال حرکت به سمت جلو است. مجبور نیستید تا همین فردا یا حتی هفته آینده هر پروژه‌ای را به اتمام برسانید یا به همه هدف‌های زندگیتان برسید. 

اگر اهمیت یکی از اهدافتان از بقیه کمتر است، می‌توانید آن را عقب بیندازید و در مرحله دیگری از زندگیتان به آن بپردازید.

قبول یک تعهد به اندازه تاخیر آن دشوار است. معمولاً تعداد زیاد وظایف و تعهدات موجب استرس می‌شود، ولی گاهی هم نبود آن‌ها است که ایجاد استرس می‌کند. 

اگر احساس می‌کنید به وظایف بیشتری احتیاج دارید، به نکات زیر توجه کنید:

– تعهد جدیدی برای خودتان ایجاد کنید و کاملاً به آن پایبند شوید.

-احساس مسئولیت کنید و تعهد خود را جدی بگیرید. از زیر کار شانه خالی نکنید.

– از ایده‌ها و پیشنهادات جدید استقبال کنید، و سعی کنید بیشتر یاد بگیرید.

راهکارهایی برای مقابله با ترس از آینده

در وجود هر انسانی، ترسی از آنچه در آینده رخ خواهد داد ریشه دوانده است.

اگر چه این ترس به عنوان یک تجربه در بین انسان ها مشترک است و نمی توان آن را به کلی از زندگی حذف کرد.

می‌گویند امروز، آینده دیروز است، یعنی آینده لزوما چیز ترسناکی نیست، اما می‌بینید ما مردم چقدر از آینده می‌ترسیم؟

آینده برای بیشتر ما یک چیز وهم‌انگیز است، یک زمان نیامده که سرش برای دردسر، درد می‌کند؛ برای همین است که بیشتر ما از آینده می‌ترسیم.

این ترس زن و مرد هم نمی شناسد و همه را به نوعی مشغول خودش می کند، حتی برای بعضی ها منشأ افسردگی می شود و دل و دماغشان را برای ادامه زندگی کور می کند.

چگونه ترس خود را از آینده کاهش دهیم؟

۱- ترس های مان را بشناسیم و پذیرای آنها باشیم: گام اول در غلبه بر هر مشکلی در محدوده روان آدمی، خودشناسی است. 

اگر بتوانیم حجاب هایی که بر روی علت ترس های مان افتاده است کنار بزنیم و به علت اصلی هراس مان از آینده، پی ببریم، نیمی از راه را برای کنترل این ترس پیموده ایم. 

این نکته را نباید فراموش کنیم که روان انسان به طور ناخودآگاه سعی در انکار وجود و علل این ترس دارد و پی بردن به آن و پذیرش این موضوع نیازمند جستجو و تفکر درونی و عمیق است.

۲- تصمیم بگیریم و مسئولیت تصمیم های مان را قبول کنیم: گاهی اوقات، برای فرار از عواقب شکست و سرزنش دیگران، از گرفتن تصمیم های مهم خودداری می کنیم و اجازه می دهیم زندگی مان منفعلانه ادامه پیدا بکند، یا دیگرن به جای مان تصمیم بگیرند.

نتیجه این گونه رفتار، بی معنایی و بی انگیزگی در زندگی خواهد بود، که به ترس از آینده دامن خواهد زد. 

همچنین رفتار منفعلانه به ترس ما از شکست نیز دامن می زند. 

تجربه کردن ، حتی اگر با شکست همراه باشد، توان ما را رودررویی با آینده مجهول افزایش می دهد.

۳- در هر مرحله و هر یک از اتفاقات زندگی، معنا و فلسفه ای برای خود بیابیم: زندگی همواره جاری و بسیاری از حوادث زندگی اجتناب ناپذیر است.

آنچه ما را از غرق شده ای بر امواج به سکان دار کشتی ای در دریا تبدیل می کند، معنایی است که برای زندگی خود برگزیده ایم . 

منابع سازنده معنا، در هر دوره زندگی و در هر شخص متفاوت است. اما این منابع می بایست به کلیت زندگی ما جهت دهند و بهانه ای برای زیستن و فراتر از آن، برای بهزیستی ما فراهم آورند.

۴- برنامه های کوتاه مدت مان را در راستای اهداف و معنای زندگی مان تنظیم کنیم: اگر چه بیشتر مردن اهداف بلندمدتی را در ذهن خود دارند و از منابع معنای متعددی بهره منداند، کمتر کسی برای رسیدن به این اهداف برنامه ریزی می کند و در تنظیم برنامه های کوتاه مدت خود، اهداف بلندمدتش را در نظر می گیرد.

 زمانی که هر روز و هر ساعت می دانیم برای چه تلاش می کنیم و قرار است که به کجا برسیم، آینده برای مان روشن خواهد بود، معنای زندگی مان پر رنگ می شود و هر شکست را دست اندازی گذرا در مسیر نیل به اهداف بلندمدت مان خواهیم یافت.

۵- در عین واقع گرایی، مثبت اندیش باشیم: دو چیز ترس از آینده را شدت می بخشد. انکار وضعیت فعلی و ناامیدی از بهبود شرایط در آینده.

 داشتن برآوردی واقع بینانه از جایگاهی که امروز در آن قرار گرفته ایم، توقعات ما را از آینده تغییر و ترس از شکست را کاهش می دهد. 

از سوی دیگر نگاهی امیدوارانه و نگرش مثبت راه را بر اضطراب های بی بنیانی که هر روز ما را درگیر خود می کند؛ می بندد. 

فراموش نکنید این ما هستیم که نگرش های مان را در زیباترین حالتی که می توانیم تصور کنیم، ایجاد کنیم تا ترس از آینده را به زانو درآوریم.